Es el primer municipio en contar con un manual de trámites certificado en comunicación clara. Este sello garantiza que los trámites municipales en Amorebieta-Etxano se presentan de manera comprensible, sencilla y accesible para toda la ciudadanía. El objetivo es facilitar la interacción de la ciudadanía con la administración, eliminando barreras lingüísticas y burocráticas y promoviendo una gestión pública más transparente y cercana.
«Este logro ha sido posible gracias a un exhaustivo trabajo realizado durante un año, en el que se han analizado y simplificado los trámites administrativos para garantizar que la ciudadanía pueda acceder a la información de manera sencilla, directa y comprensible», aseguran.
El proyecto, desarrollado en colaboración con la consultora Prodigioso Volcán, ha consistido en una exhaustiva revisión y reestructuración del manual de trámites del municipio. Se ha llevado a cabo en tres fases. Primero, el análisis de claridad y experiencia de usuario, se realizaron entrevistas con diversos perfiles municipales para identificar los objetivos y retos a alcanzar. También se estudiaron los datos de acceso de las personas usuarias al antiguo manual, así como las prácticas de otras administraciones. Se evaluaron aspectos clave como la estructura de la información, el lenguaje utilizado, la arquitectura de la página, la navegación y la accesibilidad.
La segunda fase es la reorganización del manual bajo el concepto de «hechos vitales»: implicó la reorganización de los trámites bajo una nueva clasificación, orientada a la ciudadanía. En lugar de la jerarquía por áreas departamentales, se ha adoptado un enfoque basado en los «hechos vitales» (acontecimientos relevantes en la vida de las personas), tomando como referencia los modelos de portales públicos como los de Francia y Reino Unido. Las fichas de los trámites han sido rediseñadas con una plantilla estándar de 10 pasos (iguales en todas las fichas) para facilitar su comprensión.
La tercera pasa por el rediseño del portal y simplificación administrativa, mejorando la experiencia de la persona usuaria con una interfaz más amigable y accesible. Se reescribieron las fichas de los trámites con un lenguaje claro y se eliminaron aquellos datos innecesarios. Además, se simplificaron los trámites administrativos eliminando documentos que el Ayuntamiento puede obtener directamente de otras administraciones.
«La meta principal del manual es mejorar la accesibilidad de la ciudadanía a los trámites administrativos, facilitar la comprensión de los mismos y promover una administración más cercana, eficiente y transparente. Además, con la implementación de esta certificación, Amorebieta-Etxano se posiciona como un referente en el uso de la comunicación clara, garantizando que toda la población pueda ejercer su derecho a entender la información de manera fácil y efectiva», aseguran fuentes municipales. «l Ayuntamiento no solo simplifica la burocracia, sino que también demuestra un compromiso con la innovación y la mejora continua en la gestión pública», añaden.
Lograr esta certificación «es un hito importante para Amorebieta-Etxano y para sus vecinas y vecinos. Con este manual de trámites certificado en comunicación clara, damos un paso más hacia una administración más cercana, accesible y comprensible para todas y todos. Nuestro objetivo es hacer que los trámites sean más fáciles, más rápidos y más transparentes, eliminando cualquier tipo de barrera que pueda dificultar el acceso de la ciudadanía a los servicios municipales. Este logro es el resultado de un esfuerzo conjunto y refleja nuestro compromiso con la mejora continua de la gestión pública”, ha declarado la alcaldesa, Ainhoa Salterain.
Amorebieta-Etxano, pionero en la certificación de su manual de trámites en comunicación clara